Barcelona es un lugar ideal para celebrar eventos de todo tipo. La ciudad cuenta con grandes palacios, auditorios, hoteles y espacios abiertos perfectos para tu próxima gran reunión.
La organización de eventos en esta mágica ciudad sin la ayuda de un equipo profesional puede llegar a convertirse en una tarea titánica. No obstante, con la preparación adecuada, el proceso y los resultados finales serán satisfactorios.
A continuación, te compartimos las distintas etapas que abarcan las agencias de eventos en Barcelona y las acciones que las componen. De esta forma, podrás organizar los eventos por tu propia cuenta. Puede tratarse de la organización de corporativos, sociales, deportivos o incluso un wedding planner en Mallorca. ¡Siguiendo estos pasos nada puede salir mal!
Etapa de preproducción
En esta fase se incluyen todos los procesos que se realizan antes de que el evento tenga lugar. Toma en cuenta que algunas de las acciones pueden variar dependiendo del tipo de evento que quieras organizar. Si se trata, por ejemplo, de una reunión deportiva, no serían necesarias las listas de invitados porque su naturaleza es pública.
Te darás cuenta de que no necesitas una agencia de eventos en Barcelona para que tu reunión sea todo un éxito, solo debes seguir el plan:
Define el briefing
El briefing es una herramienta esencial que te ayudará a simplificar la gestión del evento. Es una especie de plan de acción que sistematiza todo lo que se espera y se necesita para el evento. En el briefing se incluye información como el público objetivo, el propósito del evento, las fechas límite, posibles lugares, etc.
El plan de acción debe corresponderse con el tipo de evento que se quiera organizar. Si deseas una boda en el mediterráneo, podrías incluir la ayuda de un wedding planner en Mallorca, por ejemplo. Si te interesa más organizar eventos en Barcelona, puedes enfocar tu briefing en ese público objetivo específico.
Determina los objetivos del evento
Para determinar los objetivos de un evento debes preguntarte: ¿Qué quiero conseguir con este evento? ¿Cuál es el mensaje que quiero comunicar? ¿Cómo puedo transmitirlo de la manera más eficiente posible?
Una vez respondas las preguntas anteriores, tendrás una idea más clara de lo que deseas conseguir y cómo hacerlo. Determinar objetivos precisos te ayudará a identificar el tipo de evento que mejor se adapte a tus necesidades. Puede tratarse de un congreso o convención, un festival, una feria, una cena de gala, una conferencia o seminario, etc.
Fija el presupuesto
Es imprescindible establecer un estimado de los costos que generará la realización del evento. Para ello, es recomendable hacer una lista que incluya todos los requerimientos con su costo aproximado. Dicha lista debe incluir todos los equipos necesarios, el montaje/desmontaje, personal, catering, decoración y cualquier elemento que se requiera.
Adicionalmente, es importante que destines una suma extra para solventar posibles percances o cualquier eventualidad. Una vez tengas delimitado el presupuesto, puedes buscar patrocinadores que te ayuden a financiar el evento en cuestión.
Crea listas de invitados
Si estás organizando un evento privado, probablemente necesites organizar varias listas de invitados. En ellas no sólo debes incluir las personas que asistirán, sino también a sus posibles acompañantes. Asimismo, debes contemplar cómo estarán distribuidos en el espacio, planear dónde estarán sentados, o si requieren atenciones especiales.
Incluso si se trata de un evento público, es común que existan invitados especiales. Estos suelen ser posibles aliados comerciales, socios, inversionistas o patrocinadores.
Las invitaciones deben incluir toda la información relacionada al evento. Existen varios estilos de diseño, pero todos incluyen al organizador, la fecha, hora y lugar donde se celebrará el evento. Algunos organizadores suelen requerir una confirmación de asistencia, pero esto último es opcional.
Escoge el lugar y momento adecuado
Debes escoger un lugar que se adapte a las necesidades de tu evento y facilite la logística del mismo. De la misma forma, es de suma importancia elegir el momento propicio para garantizar la mayor asistencia posible. Debes asegurarte que tu evento no coincida con otro similar o la concurrencia se dividirá entre ambos.
Además, toma en cuenta que dependiendo del tipo de evento que quieras realizar serán más convenientes unas fechas que otras. Si sueñas con una boda playera, lo más probable es que los wedding planner en Mallorca te recomienden hacerla en verano.
Diseña campañas publicitarias
Este paso es fundamental para generar interés en eventos públicos que requieran muchos asistentes. Los eventos deportivos, por ejemplo, suelen tener campañas publicitarias a través de todos los medios de comunicación. Esto con el fin de llegar a la mayor cantidad de interesados posible y asegurar el éxito del evento.
En la actualidad, las campañas de marketing a través de las redes sociales han demostrado ser las más efectivas. Utilizar las plataformas que ofrecen Facebook, Instagram y Twitter es una excelente manera de generar publicidad para tu evento. También puedes realizar giras por todos los medios de comunicación locales, visitar patrocinadores y hacer mini eventos previos.
Etapa de producción
La etapa de producción abarca todo el desarrollo propiamente dicho. Ya has afinado todos los detalles previos y ahora sólo queda ejecutar el plan tal como lo habías previsto.
Sigue tu plan de acción
Repasa cada uno de los aspectos del briefing del evento y asegúrate que todo esté en orden. Es recomendable tomar unos días antes para realizar ensayos generales y cerciorarse de que todo funcione como se espera. Asimismo, realizar una reunión con todos los profesionales involucrados en la organización del evento puede ayudar a ultimar detalles.
Etapa de postproducción
Una vez terminado el evento que hayas organizado, aún tendrás un par de tareas más por completar. La principal será determinar si el evento cumplió todos los objetivos planteados, además de evaluar la satisfacción de los asistentes. Adicionalmente, tendrás que considerar si el evento generó el retorno de inversión esperado o si, por el contrario, causó pérdidas.
Evalúa los resultados
Para realizar esta acción puedes valerte de distintas herramientas, la más común es enviar encuestas a los asistentes. De esta forma, no sólo puedes medir el grado de satisfacción, sino que también identificarás posibles fallos. Reconocer los errores te permitirá tenerlos presentes en futuras ocasiones para evitar volver a cometerlos.
